نحوه تجزیه و تحلیل نمونه فرایند های باز با استفاده از فرآیندکاوی

این مقاله قبلا در اخبار فرآیندکاوی منتشر شده است. یکی از اولین مواردی که شما در روش شناسی فرآیند یاد می گیرید این است که چگونه موارد ناقص را فیلتر کنید تا یک بررسی کلی درباره آنچه که به طور منظم برای پایان فرآیند به نظر می رسد، بدست آورید.

شکل 2-1

نمونه فرایند های ناقص نمونه مصادیقی هستند که هنوز تمام نشده و در وسط فرآیند هستند. شما معمولا چنین مواردی را حذف می­ کنید، برای مثال هنگامی که میانگین مدت نمونه فرایند را تحلیل می­ کنید به دلیل طول مدت نمونه فرایند های باز، گمراه کننده هستند. زمان بین اولین و آخرین رخداد در یک نمونه فرایند باز می­تواند بسیار سریع ظاهر شود، اما در حقیقت تنها بخشی از فرآیند صورت گرفته است: اگر شما چند روز یا چند هفته بیشتر منتظر بمانید، احتمالا فعالیت­های بیشتری رخ می­داد.

اما اگر دقیقاً به آن نمونه فرایند های ناقص علاقه مند شوید، چه می کنید؟

برای مثال، ممکن است بخواهید بدانید چه مدت زمانی باز شده ­اند، چه مدت هیچ رویدادی از آخرین فعالیت یا تغییر وضعیت رخ نداده است و کدام وضعیت بیشترین نمونه فرایند باز را بدون هیچ اقدامی پس از آن جمع می­ کند؟ این ممکن است نمونه هایی باشد که مشتریانی توسط شرکت­ها برای مدت طولانی منتظر و ناامید شده ­اند.

در این مقاله، نشان می­دهیم که چگونه شما می­توانید چشم اندازی از نمونه فرایند های باز را در تجزیه و تحلیل فرآیندکاوی قرار دهید. دستورالعمل­ها را مرحله به مرحله با جزئیات ارائه می ­دهیم (دیسکو را دانلود کنید اگر این کار را نکردید).

-استفاده از فیلتر برای تمرکز روی نمونه فرایند های باز

در اولین مرحله، نیاز به فیلتر کردن مجموعه داده ­ها برای تمرکز روی نمونه فرایند ها دارید. یک روش برای انجام آن استفاده از فیلتر انتهایی است که شما می ­توانید اولین انتهای مورد انتظار را انتخاب کنید و سپس انتخاب را معکوس کنید (توسط فشار دادن دایره نیمه پر شده در کنار نماد جستجو در گوشه سمت راست بالای تنظیمات فیلتر).

روش دیگر برای فیلتر کردن نمونه فرایند باز ، تمرکز بر اینکه آیا هیچ نقطه عطف مورد انتظار در فرآیند با استفاده از حالت ممنوع در فیلتر ویژگیبه دست می ­آید. برای مثال، در فرآیند بازپرداخت مشتری، این نقاط عطف ممکن است فعالیت­هایی مانند لغو شده، تکمیل سفارش، و صدور پرداخت باشد. زیرا آن­ها مشخص می­ کنند که سفارش بازپرداخت دیگری برای مشتری باز نیست (شکل2-2)

شکل 2-2

تفاوت بین استفاده از فیلتر ویژگی و استفاده از فیلتر انتهایی این است که با حالت ممنوع فیلتر خاصیت اهمیت نمی­دهیم که آخرین مرحله در فرآیند دقیقا چیست. در عوض، می­خواهیم ارزیابی ناقص را بر روی این واقعیت پایه گذاری کنیم که فعالیت خاص هنوز رخ نداده است. معنی متفاوت از خاتمه را بخوانید تا بیشتر در مورد تفاوت­ها بین این تعاریف برای نمونه فرایند های کامل را یاد بگیرید.

برای فرآیند بازپرداخت، ما فیلتر ویژگی در حالت ممنوع را استفاده می­ کنیم، فعالیت­ های عطفی را انتخاب می­کنیم که نشان دهنده اتمام است، یک لغو، یک پرداخت، یا رد درخواست بازپرداخت. این تمام مواردی که یکی از عطف­ ها در پردازش به دست می­آورد را حذف می­کند. علاوه بر این، ما این فیلتر خاصیت را با فیلتر انتهایی ترکیب می­ کنیم که تمام درخواست­های بازپرداخت که در انتظار مشتری در فعالیت “درخواست عدم اسناد” را حذف می­کند (تصویر زیر را مشاهده نمایید.شکل2-3).

شکل 2-3

2-ارسال مجموعه داده­های فیلتر شده به عنوان فایل CSV

نتیجه یک نمای فرآیند است که شامل تنها نمونه فرایند هایی که باز هستند می­ باشد. همانطور که می­ بینیم، حدود 36% نمونه ها در این مجموعه داده ناقص هستند (تصویر زیر را مشاهده نمایید.شکل2-4).

در این نما، شما می ­توانید مشاهده کنید که آخرین فعالیت برای این نمونه فرایند باز چیست: خطوط شکسته منتهی به نقطه پایانی نشان می­دهد که چه تعداد نمونه فرایند آن فعالیت خاص را به عنوان آخرین مرحله در فرآیند انجام داده است. برای مثال، می­ توانیم ببینیم که 20 بار فعالیت فاکتور اصلاح شده، آخرین مرحله ای است که اجرا شده است. با این حال، آنچه شما نمی ­توانید ببینید مدت زمان انتظار در این وضعیت می­باشد. مسئله این است که شما مدت زمان نمونه فرایند در فرآیندکاوی را اندازه می­ گیرید، سپس همیشه به زمان بین اولین و آخرین رخداد در هر نمونه فرایند نگاه می­ کنید، صرف نظر از اینکه چه مدت قبل آخرین رخداد اجرا شده است.

شکل 2-4

برای اینکه بدانید این نمونه فرایند پس از آخرین مرحله چه مدت زمانی بیکار بوده است (و برای چه مدت زمانی در مجموع باز بوده است) می­خواهیم از ترفندی استفاده کنیم و به آسانی  برچسب زمان امروز را به داده ­ها اضافه می­ کنیم. برای انجام آن، ابتدا مجموعه داده ­های نمونه فرایند باز را با استفاده از دکمه ارسال فایل “csv” ارسال نمایید (گوشه سمت راست پایین را در تصویر بالا ببینید.شکل 2-4).

3-ارسال لیستی از نمونه فرایند ها به عنوان فایل CSV

ما نیاز به افزودن این برچسب زمان امروز ساختگی به انتهای هر نمونه فرایند باز داریم. برای به دست آوردن سریع لیستی از شناسه­ های نمونه فرایند، به تب آمار بروید، در جدول بررسی نمونه فرایند راست کلیک کنید و دکمه ارسال به” csv” را انتخاب نمایید (تصویر زیر را مشاهده کنید.شکل2-5).

این لیست به ازای تمام نمونه فرایند های باز در فایل csv، یک ردیف را ارسال می­ نماید.

شکل 2-5

 4-کپی شناسه­ های نمونه فرایند از لیست نمونه های ارسال شده

اکنون، لیستی از شناسه­ های نمونه فرایند که شما تنها در اکسل ارسال کردید و شناسه فرایند ها ها را در ستون  “Case ID” کپی کنید (تصویر زیر را مشاهده کنید.شکل 2-6).

شکل 2-6

5-ضمیمه کردن شناسه­ های نمونه فرایند و افزودن به ‘Today’ timestaps

Case ID ها از clipboard پایین آخرین ردیف در فایل داده­ های ارسال شده از مرحله 2 را بچسبانید (تصویر زیر را مشاهده نمایید. شکل2-7).

شکل 2-7

سپس، نام فعالیت Today را در ستون activity  برای اولین ردیف جدید اضافه شده تایپ کنید. علاوه بر این، برچسب زمانی امروز را به ستون timestaps اضافه کنید (تصویر زیر را مشاهده نمایید. شکل 2-8). مطمئن شوید که دقیقا همین داده ­ها و فرمت الگوی زمانی را به عنوان دیگر برچسب های زمانی در مجموعه داده خود استفاده کنید.

شکل 2-8

کدام برچسب زمانی Today باید استفاده شود؟ اگر اخیرا مجموعه داده خود را استخراج کرده اید (و فرض کنید که بیشتر نمونه فرایندهایی که ظاهر می­ شوند برای باز شدن در مجموعه داده، باز هستند) شما به آسانی می­توانید تاریخ اخیر خود را استفاده نمایید. در غیر اینصورت، آخرین برچسب زماناز کل مجموعه داده توسط برچسب زمانی End در بررسی آمار را جستجو و این تاریخ و مهر زمانی را به اختصار استفاده کنید. برای مثال، 24 ام ژانویه سال 2012 آخرین برچسب زماندر فرآیند بازپرداخت مشتری بوده است.

در نهایت، اسم فعالیت Today و سلول­های timestaps را کپی و آن­ها را در ردیف­های اضافه شده جدید باقیمانده کپی کنید (تصویر زیر را مشاهده نمایید. شکل 2-9).

شکل 2-9

6-ورود مجدد داده ­ها برای تحلیل نمونه فرایند های باز

اگر شما فایل خود را ذخیره و دوباره آن را توسط دیسکو وارد کنید، خواهید دید که فعالیت Today جدید در انتهای فرآیند ظاهر می­شود (تصویر زیر را مشاهده نمایید. شکل 2-10).

شکل 2-10

تفاوت اصلی در تحلیل عملکرد خواهد بود.برای مثال، اگر شما به ترکیب متوسط زمان و زمان کل در نمای اجرای نگاشت فرآیند بروید (تصویر زیر را مشاهده نمایید. شکل 2- 11)، سپس شما خواهید دید که یکی از جاهای اصلی در پردازش جایی است که نمونه فرایند پس از حمل از طریق فعالیت شریک منطقی گیر می­ افتند. به طور متوسط، نمونه فرایند های باز  در این جا برای بیش از 13 روز غیر فعال هستند.

مثال دیگر، آمار مدت زمان نمونه فرایند می ­باشد، که اکنون زمان دقیق را برمی­گرداند که این نمونه های ناقص تاکنون باز بوده ­اند (تصویر زیر را مشاهده نمایید .شکل 2-12). برای مثال، متوسط زمانی که نمونه های ناقص در این مجموعه داده باز بوده ­اند 24.9 روز می­باشد.

شکل 2-11
شکل 2-12

مرجع

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مقایسه
علاقه مندی ها 0