تبدیلات فرایندکاوی- بخش ۶ : برچسب گذاری مجدد فعالیت ها
این ششمین سری مقاله در مورد فرآیند کاوی و آماده سازی داده است.
از میان حداقل سه ضرورت داده مورد نیاز برای فرایندکاوی، نام فعالیت برای تجسم مراحل موجود در فرآیند بسیار مهم است. این مورد به شما نشان می‌دهد که کدام فعالیت‌ها اجرا شده و در چه توالی‌ای انجام پذیرفته است.
شرایطی وجود دارد که در آن نام فعالیت تنها در سطح بسیار فنی توسط سیستم فناوری اطلاعات انجام می شود (به عنوان مثال یک کد عملکرد، شماره تراکنش و یا برخی از برچسب‌های رمزگذاری دیگر). این یک مسئله مهم است. نه تنها به دلیل این که درک کاربران تجاری را ازنقشه فرایند دشوار می کند، بلکه علت این است که برای تحلیلگر فرایندکاوی، تفسیر آنچه که مشاهده شده غیرممکن است. به این ترتیب، توصیه می‌کنیم همیشه زمان کافی را صرف غنی‌سازی چنین برچسب‌های فعالیت فنی، با نام فعالیت‌های قابل خواندن توسط انسان نمایید.
برای مثال، نگاهی به مجموعه داده‌های زیر بیندازید که توسط بخش مدیریت خدمات فناوری اطلاعات برزیل استخراج شده است (به تصویر زیر مراجعه کنید). ستون “task sequence” نشان دهنده تغییر وضعیت بلیط‌ها در سیستم مدیریت خدمات فناوری اطلاعات می‌باشد.
هنگامی که داده‌ها را برای کشف نقشه فرایند به “Disco” وارد می کنید، درخواهید یافت که نام فعالیت به صورت عدد نشان داده شده است (به تصویر زیر مراجعه کنید). به عنوان مثال، اولین فعالیت در بالا به صورت “10” نشان داده شده و دومین مورد به صورت “20” و …
این مورد عملی نیست، چون – برعکس شما آنقدر با سیستم فن‌آوری اطلاعات آشنا هستید که کد های توالی کار”think in” را خود انجام می دهید – زمان سختی برای درک و تفسیر این فرآیند خواهید داشت.
حتی در اختیار داشتن جدول ترجمه بر روی میز و جستجوی فعالیت‌های جداگانه (برای مشاهده اینکه کدام فعالیت متعلق به کدام کد وضعیت است) ایده‌ی خوب نیست، زیرا نقشه‌های فرایندی که با فرایندکاوی کشف نموده‌اید، به سرعت توسط خودشان پیچیده شده است. برای مقابله با این پیچیدگی در تحلیل خود، باید بتوانید یک مدل ذهنی از فرایند ایجاد کنید.
به این ترتیب، در این مقاله، به صورت مرحله به مرحله به شما نشان می دهیم که چگونه می‌توانید نام فعالیت معنی‌داری را به یک مجموعه داده اختصاص دهید که تنها برچسب فعالیت رمزگذاری شده دارند.
مرحله 1: فعالیت ها را ذخیره کنید
در آغاز، می‌توانید فهرستی از تمامی فعالیت‌های متفاوت را صادر نمایید که در مجموعه داده شما لحاظ شده‌اند. برای انجام این کار، می‌توانید به “Activities” در تب ” Statistics” در دیسکو وارد شوید. به سادگی، در جایی در جدول آمار فعالیت راست کلیک نموده و از گزینه “Export CSV…” برای ذخیره‌سازی آمار فعالیت به صورت فایل “CSV” استفاده کنید (به تصویر زیر مراجعه کنید).
در ادامه می‌توانید فایل صادر شده را در اکسل باز کنید (قسمت زیر را مشاهده نمایید).
آمار “Frequency” و “Relative frequency” برای این نمونه فرایند مورد نیاز نیست و می‌توانید این ستون‌ها را حذف کنید.
مرحله 2: نگاشت فعالیت ها
در مرحله بعد می‌توانید یک ستون جدید را اضافه نموده و برگه اکسل که داده‌ها از آن استخراج شده است را به مدیر فناوری اطلاعات سیستم ارائه دهید. از آن‌ها بخواهید تا توضیحات مختصری برای هر یک از برچسب‌های فعالیت تکنیکی موجود در فهرست شما، اضافه نمایند.
از طرف دیگر، شما همچنین می‌توانید با مشاهده نمونه فرایند و نقشه فرآیند به همراه یک متخصص دامنه، یک نام فعالیت معنی‌دار را نیز خودتان وارد کنید.
به عنوان مثال، برای فرآیند مدیریت خدمات فناوری اطلاعات قبل از ستون “ActivityLabel_PT” به همراه پرتغالی ها، ستون دیگری با نام “ActivityLabel_EN” برای نام انگلیسی فعالیت (مراجعه به بالا) اضافه شده است.
مرحله 3: اعمال نگاشت جدید به مجموعه داده خود
اکنون که نگاشت را انجام داده‌ایم، باید از آن برای داده منبع استفاده کنیم. در این جا، به شما دو روش ساده چگونگی انجام این کار را در اکسل نشان می‌دهیم. ما در مقاله های آینده روش های جایگزین برای تغییر نام فعالیت ها برای مجموعه داده هایی که بسیار بزرگ هستند، برای اجرا در اکسل به اشتراک خواهیم گذاشت.
ساده ترین راه فقط استفاده از قابلیت “Find and Replace” در اکسل است (زیر را ببینید).
- ستون را با کد فعالیت فنی کپی و جایگذاری نمایید. یک عنوان جدید را برای ستون جدید انتخاب کنید که نشان دهد این مورد، نام فعالیت جدید می‌باشد.
- ستون جدید (برای اطمینان از اینکه تنها قسمت‌های این ستون جایگزین شده‌اند) را انتخاب نموده و ابزار “Find and replace” را در اکسل باز کنید.
- فراموش نکنید که گزینه‌های یافتن کل سلول‌ها را انتخاب نمایید، در غیر این صورت، شما فقط می‌توانید بخشی از متن را جایگزین کنید.
- اولین کد فعالیت فنی را در عبارت “Find” و نام جدید قابل خواندن توسط فرد را در قسمت “Replace with” کپی و جایگذاری کنید.
- گزینه “Replace All” انتخاب نمایید.
- تا زمانی ادامه دهید که تمامی کدهای فعالیت‌های فنی در ستون جدید جایگزین شده باشند.
اگر تعداد زیادی فعالیت مختلف داشته باشید، روش “Find and Replace” کمی خسته کننده می شود. در چنین شرایطی می توانید از تابع “VLOOKUP ” در اکسل استفاده کنید.
بدین منظور:
- یک برگه جدید تحت عنوان “Mapping” را به فایل اکسل منبع اضافه نموده و نتیجه را از مرحله 2 در قسمت فوق (بدون عنوان) در این برگه جدید کپی کنید.
- سپس، به برگه داده‌های منبع خود برگردید و یک ستون جدید شامل یک عنوان برای فعالیت، مجدداً اضافه کنید.
- فرمول “=VLOOKUP(C2,Mapping!A:C,2,FALSE) ” را در سلول اول ستون تازه ایجاد شده اضافه کنید.
- سپس می توانید با دوبار کلیک کردن بر روی گوشه سمت راست و پایین سلول، این فرمول را به طور خودکار در تمام سطرهای موجود در ستون جدید اعمال کنید.
در تصویر فوق، هر دو نام پرتغالی و انگلیسی فعالیت‌ها، از این طریق به داده‌ها اضافه شده‌اند.
مرحله 4: وارد کردن داده‌ها با برچسب جدید
اکنون می‌توانید نتیجه مرحله قبلی را به صورت فایل “CSV” از اکسل، ذخیره کرده و فایل “CSV” را وارد دیسکو نمایید.
برای مجموعه داده‌های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، می‌توانیم این مسئله را انتخاب کنیم که آیا هدف ما مشاهده نام پرتغالی یا انگلیسی فعالیت در نقشه فرایند می‌باشد (تصویر زیر را مشاهده نمایید).
در صورت تمایل می توانید از برچسب فعالیت فنی به عنوان نام فعالیت نیز استفاده کنید. برای این کار، به سادگی هر دو ستون را به عنوان “Activity” در مرحله وارد کردن تنظیم کنید. به عنوان مثال، در تصویر فوق ستون “task sequence” و همچنین ستون “ActivityLabel_EN” را در نام فعالیت قرار داده ایم.
نقشه فرایند حاصل، شامل نام فعالیت با ترکیبی از هر دو مقادیر ستون است که در قسمت زیر نشان داده شده است.
در پایان، مشخص می‌گردد که آیا فرایند شما پس از نگاشت مشابه با قبل است. برچسب‌گذاری مجدد، نباید خودِ فرایند را تغییر دهد (فقط نام فعالیت ها).
به عنوان مثال، نقشه فرایند فوق، دقیقاً مشابه نقشه ای است که در آغاز با آن مواجه بوده‌ایم. تنها تفاوت این است که ما اکنون، نام های فعالیت معنی‌داری داریم که در نقشه فرایند نشان داده شده است.
مرجع :
https://fluxicon.com/blog/2019/09/process-mining-transformations-part-6-relabeling-activities
