فرآیند استخراج در قوه مجریه دولت برزیل

فرآیند استخراج در قوه مجریه دولت برزیل

    میهمان ما در این مقاله میهمان  Henrique Pais da Costa از برزیل است.اگر شما میهمانی برای این موضوع میشناسید و یا پیشنهادی دارید آن را با anne@fluxicon.com  به اشتراک بگذارید.

      جمهوری فدرال برزیل پنجمین کشور بزرگ جهان از نظر مساحت زمینی است .ششمین کشور پرجمعیت جهان، با بیش از 200 میلیون نفر جمعیت و یکی از ده اقتصاد برتر جهان است برزیل به دلیل ماهیت قانونی خود ، چندین فرایند رسمی برای تهیه استانداردها ، جدای ازایده قانون مشترک دارد.

      از تاریخ انتشار قانون اساسی برزیل  در سال 1988  تا سپتامبر 2016 ، بیش از 163000 بار قانون فدرال برزیل ویرایش شده است ، از جمله قانون اساسی 99 بار اصلاح شده. این تعداد در مقایسه با سایر کشورها بسیار قابل توجه است. به عنوان مثال ، قانون اساسی آمریکا در طول بیش از 230 سال تنها 27 بار اصلاح شده است. تمام این قوانین حاکم بر زندگی میلیون ها شهروند است ، که این قوانین وظیفه تشخیص مشکلات در روند جمهوری فدرال برزیل را به عهده دارند ، زیرا پیشرفت های کوچک می تواند تأثیر مثبت عمیقی در زندگی مردم برزیل داشته باشد. به گفته Davi Lago ، میزان تأخیر در بوروکراسی(فرایند های اداری) عمومی برزیل بسیار زیاد است. بر خلاف ثروت اقتصادی زیاد ، برزیل دارای شاخص های اداری مناسبی نیست که از این جهت از کشورهای پیشرفته در این عرصه عقب تر است. 

      هدف از مطالعه موضوع این مقاله ،  شناسایی مشکلات در فرآیندهای نظارتی ارائه شده توسط قوه مجریه دولت فدرال برزیل است، مانند مقررات همپوشانی در چندین لایه ، تنگناها و دوباره کاری بود. این چالش فرصتی بی نظیر برای استفاده از فرآیند استخراج است ، روشی که هرگز در فعالیتهای اصلی دولت فدرال ، در تشخیص نواقص مورد استفاده قرار نگرفته است: قانون گذاری.

سازمان

      کشور برزیل دارای سه قوه با ویژگی های مجزا و مکمل است. قوه مقننه وظیفه پیشنهاد و تهیه قوانینی را دارد.دستگاه قضایی وظیفه دارد شک و تردیدها را در اختلاف های احتمالی حل کند. قوه مجریه وظیفه ایجاد دولت را دارد و آنچه را که دستگاه قانون گذار(قوه مقننه) دستور می دهد اعمال می کند (به شکل 1 مراجعه کنید).

شکل 1: تفکیک قدرت [1]

با این حال ، یک قوه اغلب به روش های ثانویه نسبت به ویژگی های اساسی بقیه اقدام می کند. قانون اساسی فدرال قوانینی را که باید با دستور رئیس جمهور آغاز شود  و همچنین در مورد صلاحیت آنها در صدور احکام و اقدامات موقت ، بیان میکند که به روند قانونگذاری در قوه مجریه فدرال مربوط می شود.در همین زمینه است که تیم نوسازی خانه مدنی ریاست جمهوری برای بهبود عملکرد دولت در فرایند قانونی تلاش کرده است.

فرایند

      روند قانونی در قوه مجریه شامل فعالیتهای مرتبط با اقدامات اداری (پیشنهادات اصلاحات قانون اساسی ، قوانین ، اقدامات موقت ، مصوبات و موارد دیگر) از زمان اولیه ایجاد آن تا زمان ارسال به قوه مقننه به نمایندگی از کنگره ملی  یا تا زمان انتشار آن است.

      پژوهش حاضر به مجموعه فعالیت های انجام شده توسط سازمانهای مختلف دولتی ، تعامل وزارتخانه ها و رابطه آنها با ریاست جمهوری می پردازد. پایان کارها در قوه مجریه به دو طریق ارائه می شود: احکام و اقدامات موقت باید منتشر شود و پیشنهادات مربوط به اصلاحات و لوایح قانون اساسی باید به کنگره ملی ارسال شود، که روند این فرایند موضوع این تحلیل نیست (شکل 2).

شکل 2: فرایند قانونی

نحوه عملکرد: پیشنهاد اقدامات قانونی با توجه به حوزه های مربوط به صلاحیت آنها بر عهده وزیران امور خارجه است. به عنوان یک قاعده ، این اقدامات توسط حوزه های فنی طراحی شده اند ، که تشخیص را انجام می دهند ، گزینه های جایگزین ، هزینه ها و نتایج ممکن برای جامعه را ارزیابی می کنند. پروژه نوسازی فرآیند های قانونی در قوه مجریه شامل پیشرفت هایی در اقدامات وزیران داخلی است ،اما از نرم افزار استخراج فرآیند Disco با محوریت ارتباط بین وزارتخانه ها ، در رابطه آنها با ریاست جمهوری و در روند داخلی در ریاست جمهوری استفاده می شود.

بحث و گفتگو با سهامداران: شهروندان، شرکت ها، نمایندگان مجلس، خارجی ها و دیگر سازمان های دولتی نمونه هایی از گروه های مختلف در استانداردهای تولید شده توسط دولت فدرال هستند. فرآیند استخراج بخشی از یک پروژه نوسازی قوی است ،که یکی از اهداف آن این است که به پیشنهاد دهنده این امکان را می دهد که وزارتخانه ها صلاحیت مقابله با یک استاندارد خاص (شرایط قابل قبول)را داشته باشند و اجرای فن آوری های استخراج متن برای شناسایی طرح های نظارتی مشابه در سایر سازمان های دولتی ، جلوگیری از دور زدن و به حداقل رساندن کارها.

تحکیم عمل: از طریق مصاحبه با کارمندان وزارتخانه های مختلف ، می توان تأیید کرد که یک بار در این مرحله ، قبلاً در مورد محتوای پیشنهادی موافقت شده. ادغام این عمل می تواند بین مرحله قبل از ورود آن به مجلس ریاست جمهوری و بعد از آن تقسیم شود ، هنگامی که این ماده در سیستم تولید و پردازش اسناد رسمی (“Sidof”) درج شده باشد و مرحله بعدی ، در حال حاضر در خانه عمران مدنی ، هنگامی که شروع به پردازش از طریق سیستم اطلاعات الکترونیکی (‘Sei!’) می کند این روند تا نهایی شدن و آماده سازی برای امضای رئیس جمهور ادامه پیدا میکند.

امضاء این عمل: پس از تجزیه و تحلیل فنی و حقوقی (رویه داخلی در خانه عمران مدنی) این عمل سرانجام در حوزه های مربوط به صلاحیت آنها برای امضای ریاست جمهوری و رفراندوم توسط وزیران امور خارجه آماده است.

      پس از تشخیص همه شرایط فرایند ، می توان فرصت های متعددی را برای بهبود به دست آورد تا بهره وری ، ایمنی ، کنترل و قابلیت اطمینان بیشتری را به فعالیت های مربوطه داد.

داده ها

      پیچیدگی این فرایند ، به دلیل پایگاه داده های ناهمگن و مبادله بین جریان های رسمی و غیر رسمی ، مجبور به استفاده از روش های خلاقانه برای سیستم سازی ایده ها و تعریف دامنه استخراج شد. اولین قدم ، بی اعتنایی به اصطلاح جریان غیررسمی بود ، که این روند داخلی است که با تبادل ایمیل ها در نحوه عملکرد و در صحبت با سهام داران نشان داده می شود (شکل 3).

راحت ترین راه حل ساده کردن جریان وسیع قوانین وایجاد برش هایی بود که به دو راه مختلف امکان پذیر بود:

⧫ تبادل اطلاعات بین وزارتخانه ها و استانداردهای ارسال شده به ریاست جمهوری ؛ جمهوری فدرال  (“Sidof”)   و 

⧫ روند داخلی ریاست جمهوری در یک سیستم دیگر  . (‘Sei!’)

      این سیستم ها با داشتن خصوصیات مختلف توسط بخش های مختلف اداره می شوند. با وجود عدم یکنواختی ، هر دو سیستم برای کار با ابزار DISCO لاگ های اساسی را جمع می کنند. شناسه فرآیندها ، نشانگرهای زمانی ، فعالیت ها ، مناطق و سایر ویژگی ها استخراج و وارد DISCO شدند تا به نتایج زیر برسند.

شکل 3: سیستم های اطلاعاتی درگیر در روند

نتایج

      اولین نتایج ارائه شده توسط تجزیه و تحلیل استخراج فرآیند ما کمی بود ، اما نه کم اهمیت ، اجازه می داد یک مطالعه منحصر به فرد در مورد کارآیی روند قانونی در قوه مجریه فدرال باشد. این تجزیه و تحلیل اولیه همچنین تشخیص تأثیرگذارترین وزارتخانه ها این فرایند را امکان پذیر ساخته است: روابط خارجی (MP). برنامه ریزی ، توسعه و مدیریت MRE))؛ و امور مالی MF)) نمونه ای از وزارتخانه ها یی هستند که بیشتر معیارهایی را که شعبه اجرائیه منتشر یا ارسال می کند به کنگره ملی ارائه می دهد (شکل 4).

این با ماهیت فنی وزارت یا حتی صلاحیت آن برای شروع قوانین خاص توضیح داده می شود، مانند قراردادهای بین المللی. سطوح مختلف مربوط به وزارتخانه ها در این فرآیند ، که در معرض استخراج قرار دارد ، اولویت خانه عمران مدنی را برای گسترش پروژه به وزارتخانه ها تعیین می کند

شکل 4: وزارتخانه های اصلی پیشنهادی

 بانک اطلاعاتی “Sidof ” بین 1 اکتبر 2010 و 12 مارس  2018 حدود 9906 پروژه قانونی داشت. پس از استفاده از فیلترهای برخی از صفت ها ونقطه انتهایی برای حذف احکام غیر اصولی (28%) و موارد ناقص می توان به نتیجه گیری های زیر رسید. : فقط 2964 مصوبه و اقدامات موقت منتشر شد. تشخیص مبلغ ارسال شده به کنگره ملی (لوایح و اصلاحات) از موارد ارسالی در بقیه موارد امکان پذیر نبود.

      میانگین مدت زمان این فرایندها 30 هفته بود (شکل 5) و در زیر 2739 مسیر مختلف وجود دارد. متداول ترین مسیر (نوع شماره 1) تنها 21 مورد را شامل می شود که قابل درک نیست ، از آنجا که چندین پروژه دارای ماهیت یکسان هستند ، حداقل در تئوری همان مسیر را طی می کنند. مشخص شد که 2،637 مصوبه و اقدامات موقت از مسیرهای اختصاصی تا زمان ورود آنها به ریاست جمهوری پیروی می کنند. تقریباً یک مسیر متفاوت برای هر استاندارد منتشر شده.

شکل 5: آمار “Sidof” در Disco

     یافته های حاصل از تجزیه و تحلیل فرآیند  ”Sidof”در حال حاضر برای تیم نوسازی بسیار مفید بوده است ، اما به خصوص تجزیه و تحلیل پایگاه داده ”Sei!” نتیجه ای است که تأثیرات فوری در روند قانونی ایجاد کرده است.

      از آنجا که این سیستم اجرایی مدرن و جدیدتر است ، مطالعه “Sei!”  شامل یک پایگاه داده از 2470 پروژه قانونی است که توسط ریاست جمهوری بین 23 نوامبر 2016 تا 28 نوامبر 2017 ارزیابی شده است ، از جمله اقدامات غیر اصولی است که این بار جدا نیستند زیرا نمی توانند در سیستم متمایز شوند.

      مطالعه انواع مختلف مسیر ها(بیان کننده مسیرهای مختلفی است که پروژه های قانونی در !Sei طی می کنند) این کشف را ممکن ساخت: انواع گزینه های فرایند  که بیرون  از خانه عمران مدنی یافت می شود نیز در داخل رخ می دهد. این بدان معنی است که ، در تئوری ، جریان روند تهیه یک قانون توسط همه سهامداران شناخته شده است ، اما عمل نشان می دهد که هیچ استانداردی وجود ندارد. کمبود بزرگی از اطلاعات وجود دارد ، زیرا وزارتخانه ها به سیستم الکترونیکی Presidencys دسترسی ندارند (آنها پروژه های قانونی را از طریق سیستم دیگری پردازش می کنند) و نمی توانند به روشنی مشخص کنند که مراحل آنها تا زمان امضای رئیس جمهور طی می شود (که این امر با بررسی انواع در Disco). نتیجه این است که این پروسه به عنوان یک جعبه سیاهی که طرف داری میکند (رفتار جهت دار) به عنوان یکی از مهمترین بازیگران این فرآیند و کسی که واقعاً از تأثیرات این قانون بر جامعه آگاه است ، دیده می شود.

      در مورد تجزیه و تحلیل استخراج فرآیند “Sei!” ، به ویژه انیمیشن ، ارتباط برخی مناطق و وجود کمبود های احتمالی را نمایان ساخته است. تولید مجدد فعال از داده های فرایند به کشف و نشان دادن اهمیت دو بازیگر اصلی در روند داخلی ریاست جمهوری کمک کرده است. آنها واحد حقوقی (موسوم به SAJ ) و واحد سیاست های دولت (موسوم به SAG ) هستند ، که به محض ورود به ریاست جمهوری ، به ترتیب ، تجزیه و تحلیل حقوقی و شایستگی پروژه های قانونی را انجام می دهند.

      تصویر در شکل 6 ، قطعه ای از نقشه پویا (انیمیشن) است. تمام بخش های ذکر شده مناطقی از SAJ هستند. فعالیت های نشان داده شده توسط فلش ، مناطق فنی است و فعالیتی که توسط یک دایره مشخص می شود ، منطقه پروتکل اداری است.

شکل 6: فرآیندهای SAJ

 تصویر در شکل 7 مشارکت SAG در فرآیند را نشان می دهد. باز هم ، فلش ها واحدهای فنی (سیاست اقتصادی ، سیاست های اجتماعی ، زیرساخت ها ، امور مالی عمومی و مدیریت عمومی) و حوزه های پروتکل اداری (واقع در بالای شکل 7) را به نمایش می دهند و ارسال اسناد (واقع در پایین شکل 7).

شکل 7: فرآیندهای SAG

 اولین نتیجه کیفی تجزیه و تحلیل فرآیند نشان می دهد که یکی از مشکلات منطقه ارسال اسناد SAG است. همانطور که در انیمیشن مشاهده می شود ، منطقه بدون در نظر گرفتن موضوع آنها (سیاست اقتصادی ، سیاست های اجتماعی ، زیرساخت ها ، امور مالی عمومی یا مدیریت عمومی) ، تمام پرونده ها (نقاط زرد) را برای مراحل بعدی دریافت می کند. تجمع فرآیندها قبل از این منطقه نشان دهنده یک مشکل اداری احتمالی است که باید حل شود ، زیرا حداقل پنج صف قبل از فعالیت وجود دارد (که معمولاً زمان زیادی را نمی برد).

      در ابتدا این پیشنهاد برای از بین بردن این فعالیت ارائه شد. با این حال ، تصمیم به حفظ فعالیت به عنوان وسیله ای برای کنترل منطقه از طریق موقعیت مرکزی آن گرفته شد. با این وجود ، تیم ما برای برخی موارد امکان بهبود روند را پیدا کرد که دیگر نیازی به عبور از این فعالیت نیست ، زیرا هیچ دلیلی وجود ندارد که استانداردها در یک واحد اداری در صورت عدم وجود تحلیل تکنیکی در صف قرار گیرند (که بیشتر از بقیه زمان می برد).

      دومین نتیجه کیفی که توسط تجزیه و تحلیل استخراج فرآیند ما امکان پذیر است ، کشف ارتباط SAJ و SAG در طی فرایند قانونی بود. تحلیل های حقوقی و شایسته ای اساس امضای ریاست جمهوری است و اصلی ترین فعالیت های انجام شده توسط خانه عمران مدنی در این فرایند است.

      تحلیل های حقوقی و درست اساس امضای ریاست جمهوری است و اصلی ترین فعالیت های انجام شده توسط خانه عمران مدنی در این فرایند است.در نتیجه تجزیه و تحلیل تیم نوسازی ، توافق شد که بر روی اتوماسیون و کاهش کمبود اطلاعات ، به ویژه در فعالیت های انجام شده توسط مناطق SAG و SAJ ، تمرکز شود. در بخش تحقیق و توسعه ، پروژه ای به نام LeXXIs در مورد مدل سازی “فرآیند های قانونی در قرن بیست و یکم” آغاز شد.

ضربه

      چندین عمل که از تجسم وظیفه نقشه هنجاری در نرم افزار استخراج فرآیند Disco حاصل شده است ، قبلاً انجام شده است. پس از شناسایی بحرانی ترین مناطق و نقاط ، ابتکارهای پیشرفت به سه استراتژی اصلی تقسیم شدند (همچنین به شکل 8 مراجعه کنید).

شکل 8: پیوند بین راه حلهای پیشنهادی و نتایج فرآیند استخراج

1. گسترش پروژه به وزارتخانه ها (از طریق نمونه سازی یک سیستم جدید)

      اولین اقدام نمونه سازی از سیستم جدیدی به نام Seidof بود که ترکیبی از خصوصیات سیستم های “Sei!” و “Sidof” است و کمبودهای آنها را به حداقل می رساند. در این محیط جدید ، تیم نوسازی انواع فرایندها را با توجه به الگوهای استاندارد و تعریف شده مشخص می کند. فرآیندهای قانونی واقعی از طرف وزارت برنامه ریزی ، توسعه و مدیریت (یکی از حامیان اصلی همانطور که در شکل 4 نشان داده شده است) در نمونه اولیه برای تست جریان روند بین نویسنده ، همکاران و ریاست جمهوری درج شده است.

      به این ترتیب ، تیم ما سیستم جدید Seidof را برای شروع جایگزینی سیستم قدیمی تا پایان سال 2018 تحویل داده است. هدف اصلی این است که این روند برای وزارتخانه ها شفاف تر باشد (یک سیستم واحد) و ایجاد ساده تر الگوهای پردازش ، در نتیجه تعداد زیادی از مسیرهای تشخیص داده شده توسط Dico را کاهش می دهد.

2. بهبود شرایط کار (کارگران SAJ و (SAG

      اقدام دوم اثبات مفهوم ( (PoCبا همکاری حوزه تجاری مایکروسافت برای استفاده از Office365 برای تست ابزارهای ویرایش مشارکتی مانند SharePoint و Teams در مرحله تهیه استانداردها بود. هدف این است که ویرایش مشارکتی (در زمان واقعی) به درستی و تجزیه و تحلیل های حقوقی ، راحت ترشدن تعامل بین دو تا از بزرگترین بازیگران روند هنجاری در مجلس مدنی انجام شود.

      علاوه بر این ، ما شروع به ایجاد وسیله ای برای مرتب کردن خودکار و قالب بندی متون قانونی کردیم. این فعالیت نیاز به زمان با ارزشی از چندین تکنسین در این فرآیند دارد. بزرگترین مشکل این کار اطمینان از اجرای قوانین پیش نویس ، بیان و تغییر عملکردهای هنجاری خواهد بود. این راه حل بیانگر عملکرد ویرایش دستیار مجازی ایجاد شده با نام دکتر نورما است.

      هوش مصنوعی دکتر Norma با استفاده از ابزارها و تکنیک های علم داده و استخراج متنی توسعه یافته است. برخی از تکنسین های SAJ که نمونه اولیه را آزمایش و تجسم کرده اند ، پتانسیل بسیار خوبی برای این راه حل شناسایی کردند. به آنها ، این امکان را می دهد تا آخرین توصیه های سازمان های مربوط به شرایط مورد قبول جمعی را در مورد یک موضوع قانونی  بررسی کرده و پروژه های حقوقی مرتبط را که در شعبه قانون گذاری در دست اجرا است ، پیدا کنند.

3. طراحی مجدد روال اداری داخلی

      اقدام سوم ، طراحی مجدد روال اداری داخلی بود. ایده اولیه این بود که برنامه ها و جدول زمانی مناطق ارسال اسناد SAG را با برنامه های مناطق فنی تطبیق دهیم ، تا این روند طبیعی تر انجام شود.ارتباط پروتکل و منطقه اعزامی به عنوان یک نهاد جداگانه برای افزایش کنترل اداری قابل درک است ، اما منطقی نیست که این قدم اداری مرتبط با چنین تنگنایی در فرآیند باشد. تقسیم داخلی رویه ها ممکن است کارآمد به نظر برسد ، اما باعث اختلال در روند فرآیند شده است همانطور که در انیمیشن در شکل 7 نشان داده شده است.

      تیم نوسازی پیشنهاد کرد که برخلاف آنچه امروز اتفاق می افتد ، اصلاح ساعت کار منطقه ای که با مشکل مواجه شده با هدف تطبیق این منطقه با بقیه روند انجام شود. علاوه بر این ، ما توصیه می کنیم که فعالیت ارسال پروژه های قانونی روزانه اتفاق بیفتد تا در یک روز معین از هفته ، به منظور ایجاد نوعی سیال(ایجاد فشار و حرکت) در روند. این طراحی مجدد روالهای اداری با مقاومت زیادی روبرو شد و قطع شد و تیم را وادار کرد تا در ابتدا کار خود را روی اتوماسیون فرایند متمرکز کند.

      اجرای همه این پیشرفت ها ، گسترش پروژه و پیگیری مزایای بدست آمده از فرآیند استخراج ، از این پس کانون تیم نوسازی خانه عمران مدنی است.

https://fluxicon.com/blog/2018/12/case-study-government-process-mining-in-the-brazilian-executive-branch/

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مقایسه
علاقه مندی ها 0